Managementsystem Lexikon

Ja, die Einführung eines effektiven Managementsystems kann einem Unternehmen helfen, langfristig Kosten zu sparen. Hier sind einige Wege, wie dies erreicht werden kann:

Effizienzsteigerung: Die Identifizierung und Optimierung von Geschäftsprozessen im Rahmen eines Managementsystems kann zu einer verbesserten Effizienz führen. Durch effizientere Abläufe können Ressourcen eingespart und die Produktivität gesteigert werden.

Fehlerreduktion: Ein gut implementiertes Managementsystem kann dazu beitragen, die Anzahl von Fehlern und Mängeln in Produkten oder Dienstleistungen zu minimieren. Dies wiederum kann Ausschusskosten reduzieren und die Nachbearbeitungskosten verringern.

Kosten für Compliance: Die Einhaltung von Normen und Standards durch ein Managementsystem kann dazu beitragen, Geldstrafen und rechtliche Probleme zu vermeiden. Es ermöglicht dem Unternehmen, im Einklang mit gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen zu operieren.

Ressourcenoptimierung: Ein effektives Managementsystem unterstützt bei der optimalen Nutzung von Ressourcen, sei es Personal, Materialien oder Betriebsmittel. Dies kann zu einer Reduzierung der Lagerbestände und einer besseren Nutzung von Kapazitäten führen.

Kundenbindung: Ein Qualitätsmanagementsystem, wie ISO 9001, kann das Vertrauen der Kunden stärken und die Kundenzufriedenheit erhöhen. Zufriedene Kunden sind eher geneigt, treu zu bleiben, was wiederum die Kosten für die Neukundengewinnung senken kann.

Versicherungskosten: Einige Versicherungsgesellschaften gewähren möglicherweise günstigere Tarife für Unternehmen, die nachweislich gute Risikomanagementpraktiken implementiert haben. Ein Managementsystem für Gesundheit und Sicherheit (wie OHSAS 18001 oder ISO 45001) kann hierbei relevant sein.

Arbeitsunfälle und Krankheitskosten: Durch die Implementierung von Managementsystemen für Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz können Unternehmen dazu beitragen, Arbeitsunfälle zu reduzieren und die Gesundheit der Mitarbeiter zu fördern. Dies kann langfristig die mit Arbeitsunfällen und krankheitsbedingten Ausfällen verbundenen Kosten senken.

Es ist wichtig zu beachten, dass die tatsächlichen Kosteneinsparungen je nach Branche, Größe des Unternehmens und spezifischen Umständen variieren können. Die Implementierung eines Managementsystems erfordert zunächst Investitionen, aber die langfristigen Vorteile können dazu beitragen, diese Kosten zu rechtfertigen und das Unternehmen wettbewerbsfähiger zu machen.

1. Vertrauensbildung: ISO-Zertifizierungen, wie ISO 9001 für Qualitätsmanagement, werden international als Zeichen für hohe Qualitätsstandards anerkannt. Die Zertifizierung schafft Vertrauen bei potenziellen Kunden, da sie darauf hinweist, dass Ihr Unternehmen bestimmte Qualitätsstandards einhält.
2. Wettbewerbsvorteil: In vielen Branchen wird die ISO-Zertifizierung als Wettbewerbsvorteil betrachtet. Kunden suchen oft nach Lieferanten und Dienstleistern, die nachweislich Qualitäts- und Effizienzstandards einhalten. Die ISO-Zertifizierung kann Ihr Unternehmen von Mitbewerbern abheben.
3. Anforderungen von Kunden und Ausschreibungen: Einige Kunden, insbesondere große Organisationen und Regierungsbehörden, fordern von ihren Lieferanten die Einhaltung bestimmter Standards. Die ISO-Zertifizierung ermöglicht es Ihrem Unternehmen, diese Anforderungen zu erfüllen und sich für Ausschreibungen zu qualifizieren.
4. Internationale Märkte: Wenn Ihr Unternehmen international tätig ist oder expandieren möchte, kann die ISO-Zertifizierung eine Voraussetzung für den Zugang zu bestimmten Märkten sein. Internationale Kunden schätzen oft Unternehmen, die sich den weltweit anerkannten Normen verpflichtet haben.
5. Kundenanforderungen: Einige Kunden bevorzugen es, mit ISO-zertifizierten Unternehmen zu arbeiten, da dies auf klare Prozesse, Qualitätskontrollen und ein Engagement für kontinuierliche Verbesserung hinweist.

Grundsätzlich kann jedes Unternehmen unabhängig von der Größe oder Branche ein Managementsystem einführen. Dabei ist die Anwendung eines solchen Systems nicht ausschließlich für große Industrieunternehmen reserviert; auch kleine Firmen mit nur drei Mitarbeitern, Kinos, Gaststätten, Handwerker oder Vereine können von einem gut etablierten Managementsystem profitieren.

Die Motive zur Einführung eines solchen Managementsystems sind so vielfältig wie die Unternehmen selbst. Dazu gehören:

• Erfüllung von Vorgaben von Lieferanten,
• Schaffung von Einstiegsvoraussetzungen für die Zusammenarbeit mit externen Partnern und Behörden,
• Bedarf an strafferen Prozessen und erhöhter Transparenz, auch zur gewährleisteten schnellen Einarbeitung neuer Mitarbeiter,
• Nutzung eines anerkannten Managementsystems zu Marketingzwecken,
• Sicherung der Arbeitsplätze durch ein positives Image nach außen,
• Kostenreduktion und damit die Erhaltung der Wettbewerbsfähigkeit.

Die Integration eines solchen Managementsystems ist jedoch keine Garantie dafür, dass Ihr Unternehmen automatisch eine bessere Positionierung erreicht. Eine fehlende Akzeptanz, insbesondere durch interne Barrieren, kann negative Auswirkungen haben und den angestrebten Erfolg beeinträchtigen. Ähnlich wie bei der Einführung einer neuen Software ist es entscheidend, dass jeder Mitarbeiter von dem System überzeugt ist. Die Integration der Mitarbeiter in den Planungsprozess des Managementsystems ermöglicht eine optimale Verbreitung von Verbesserungstaktiken in alle Bereiche des Unternehmens.

Qualität ist eine variable Größe und hängt von den jeweiligen Anforderungen ab. Das heißt, dass Qualität immer subjektiv ist und von Anwender/ Nutzer unterschiedlich interpretiert werden kann. Sie finden vielleicht das Auto mit dem Stern, als die einzige Marke, die qualitativ hochwertige Fahrzeuge herstellt. Ihr Nachbar, der Herr Schmidt, ist jedoch kompletter Verfechter von japanischen Autos. Wer hat nun Recht? Ganz eindeutig, Beide! Hier zeigt sich, dass nur die jeweiligen Anforderungen und Erwartungen eines Einzelnen erfüllt sein müssen, damit das Wort Qualität in dem jeweiligen Bereich seinen Platz findet. Wir halten fest, Qualität ist die Symbiose aus Kundenanforderungen und dem Erfüllungsgrad.

Die Qualität eines Produktes oder einer Dienstleistung wird immer über das Ergebnis definiert. Also ist das Produkt am Ende der Herstellung für den Verbraucher/Kunden perfekt oder ist in dem Herstellungsprozess ein Fehler passiert, welcher durch eine sorgsame Erstellung hätte nicht passieren dürfen.

Management in QM-Kontext bedeutet führen, planen, lenken und steuern der Prozesse im Unternehmen um einen sichtbaren Erfolg herbeizuführen und den Qualitätsansprüchen des Unternehmens und dessen Kunden zu entsprechen.

Was versteht man unter Qualitätsmanagement?

Qualitätsmanagement ist das Zusammenspiel von Führung, Planung, Lenkung und Steuerung der Unternehmensprozesse, um die Kundenanforderungen möglichst fehlerfrei zu erfüllen. Ein Fehler, der noch vor Einführung eines Produktes eliminiert werden kann, ist kostengünstiger, als ein Produktionsfehler, wenn das Produkt schon am Markt ist. Hier greift das Prinzip des Qualitätsmanagementsystems (QMS) und versucht durch seine klaren, transparenten Vorschriften die Prozesse im Unternehmen deutlich und verständlich anzulegen, zu dokumentieren und somit die Prozesse für die Mitarbeiter anschaulich auszudrücken damit keine Fehldeutungen passieren. 

Sie haben sich entschieden, Ihr Unternehmen langfristig erfolgreich auszurichten und ein Managementsystem einzuführen? Hier sind einige wichtige Schritte:

1. Beratung: Als erfahrene Berater von kleinen und mittelständischen Unternehmen unterstützen wir Sie bei den ersten Schritten und führen Sie an die Anforderungen der Norm heran.
2. Verantwortliche Person: Die Leitung des Projektes sollte von einer verantwortlichen Person übernommen werden, idealerweise einem Managementsystembeauftragten (MSB). Dies bietet die Möglichkeit zur beruflichen Weiterentwicklung.
3. Projektplanung: Die Einführung eines Managementsystems ist als Projekt zu betrachten, mit klaren Zeit- und Ressourcenvorgaben. Die Dauer hängt von der Unternehmensgröße, Reifegrad der Organisation und der Mitarbeiterbereitschaft ab.
4. Kontaktaufnahme mit Zertifizierungsstelle: Vor Beginn der Einführung ist eine rechtzeitige Kontaktaufnahme mit der bevorzugten Zertifizierungsstelle ratsam.
5. Unterstützung durch uns: Wir sind Ihr Ansprechpartner für Fragen zur Einführung und Zertifizierung, bieten kompetente und kostengünstige Dienstleistungen aus einer Hand.

Für das Zertifizierungsaudit vorbereiten:

1. MSB-Aufgaben: Der MSB erstellt und passt alle erforderlichen dokumentierten Informationen, Prozesse und Grafiken an, um eine erfolgreiche Zertifizierung zu gewährleisten.
2. Internes Audit: Das interne Audit überprüft das gesamte Managementsystem und ermöglicht Anpassungen vor dem Zertifizierungsaudit.
3. Zertifizierungsaudit: Hier werden die erarbeiteten Beschreibungen der betrieblichen Abläufe auf Vollständigkeit und Sinnhaftigkeit überprüft.
4. Hindernisse bei der Einführung: Erfolgsfaktoren sind die Bereitstellung von Ressourcen durch die Geschäftsführung und die aktive Beteiligung aller Mitarbeiter, um konkrete Verbesserungen zu kommunizieren und umzusetzen.

ie Einführung eines Managementsystems umfasst mehrere Schritte und Meilensteine. Hier sind die wichtigsten Projektphasen:

1. Vorbereitungsphase:
   • Identifikation der Notwendigkeit für ein Managementsystem.
   • Festlegung der Norm(en) oder Standards, die für das Unternehmen relevant sind.
   • Benennung eines Managementsystembeauftragten (MSB) oder Projektteams.
2. Analyse und Planung:
   • Durchführung einer Ist-Analyse der bestehenden Prozesse und Strukturen.
   • Definition des Geltungsbereichs und der Ziele des Managementsystems.
   • Entwicklung eines Projektplans mit klaren Meilensteinen und Zeitrahmen.
3. Schulung und Sensibilisierung:
   • Schulung der Mitarbeiter über die Ziele und Anforderungen des Managementsystems.
   • Schaffung von Bewusstsein für die Bedeutung der Normen und Standards.
4. Dokumentation und Entwicklung von Prozessen:
   • Erstellung von Dokumentationen, darunter Handbücher, Verfahrensanweisungen und Prozessdokumentationen.
   • Entwicklung von Prozessen und Verfahren, die den Anforderungen der Norm(en) entsprechen.
5. Implementierung:
   • Umsetzung der entwickelten Prozesse und Verfahren im Unternehmen.
   • Integration des Managementsystems in bestehende Abläufe.
   • Schulung der Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie die neuen Prozesse verstehen und anwenden können.
6. Durchführung von internen Audits:
   • Planung und Durchführung von internen Audits zur Überprüfung der Konformität und Wirksamkeit des Managementsystems.
   • Identifikation von Verbesserungsmöglichkeiten.
7. Managementbewertung:
   • Durchführung einer Managementbewertung durch die Führungsebene.
   • Bewertung der Leistung des Managementsystems und Festlegung von Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung.
8. Zertifizierung (optional):
   • Auswahl einer akkreditierten Zertifizierungsstelle.
   • Durchführung eines Zertifizierungsaudits.
   • Erhalt des Zertifikats bei erfolgreicher Zertifizierung.
9. Kontinuierliche Verbesserung:
   • Einrichtung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP).
   • Regelmäßige Überprüfung der Leistung und Identifikation von Optimierungsmöglichkeiten.
10. Fortlaufende Pflege und Aktualisierung:
    • Regelmäßige Aktualisierung der Dokumentation und Prozesse entsprechend den Änderungen in den Normen oder im Unternehmen.
    • Sicherstellung, dass das Managementsystem an die sich ändernden Anforderungen und Ziele des Unternehmens angepasst wird.

Die konkreten Schritte können je nach den spezifischen Anforderungen des Unternehmens und der gewählten Normen variieren. Es ist wichtig, dass die Einführung des Managementsystems als langfristiger Prozess betrachtet wird, der kontinuierliche Anpassungen und Verbesserungen erfordert.

Im Vorfeld der Zertifizierung ist die Auswahl der Zertifizierungsstelle und ein zeitnaher Vertragsabschluss entscheidend, um die folgenden Phasen planmäßig durchzuführen.Für Unternehmen, die noch Unsicherheiten bezüglich der Zertifizierungsaufgaben haben, besteht die Option, ein Voraudit durchzuführen. Dieses optionale Vorabprüfungsverfahren dient nicht als integraler Bestandteil des eigentlichen Zertifizierungsaudits, sondern bietet die Möglichkeit, potenzielle Unsicherheiten frühzeitig zu identifizieren und zu bewältigen. Eventuelle Anpassungen an die Norm können hierbei ohne Zeitdruck vorgenommen werden.Die Zertifizierungsstelle legt den zeitlichen und inhaltlichen Ablauf des Audits in einem Auditplan fest.Das Zertifizierungsaudit gliedert sich in zwei Stufen:

1. In der Auditstufe 1 erfolgt eine Überprüfung der relevanten Dokumente auf Vollständigkeit und Normkonformität. Eventuelle Anpassungen können nur innerhalb eines begrenzten Zeitfensters vorgenommen werden. Es wird empfohlen, die Auditstufe 1 und 2 nicht mehr als drei Monate zu trennen.

1. Das Auditstufe 2 findet erst nach erfolgreichem Abschluss der Stufe 1 statt. Inhaltlich werden dabei Aspekte wie das Unternehmensprofil, Organigramm, Geltungsbereich des Unternehmens, nicht anwendbare Normkapitel, Nachweis über vorhandene Dokumente, Kern-, Unterstützungs- und Managementprozesse, Managementbewertung, interne Audits, Vorgaben für folgende Audits, Verbesserungspotenziale überprüft.

Nach erfolgreicher Zertifizierung erhält Ihr Unternehmen das Zertifikat und ein Prüfzeichen für das Managementsystem. Dies bescheinigt die Normkonformität und Funktionsfähigkeit Ihres Managementsystems.

Zertifzierungen auf höchstem Niveau:

Die Zertifizierungsstelle:

• In Deutschland können sich Zertifizierungsstellen durch eine Akkreditierung ihres Zertifizierungssystems durch die DAkkS bestätigen lassen und anschließend das DAkkS Emblem auf dem Zertifikat des Mandaten ausweisen. Hierdurch wird ein externer Nachweis erbracht, dass die Zertifizierungsstelle nach der ISO 17021-1 arbeitet. Eine Akkreditierung für Zertifizierungsstellen nicht verpflichtend.
• Als privatwirtschaftliches Unternehmen hat sich die standardISO darauf spezialisiert, seinen Mandaten kostengünstig alles aus einer Hand anzubieten; Beratung bei der Einführung und auch die Durchführung der Zertifizierung. Da dies im Rahmen der aktuell geltenden Akkreditierungsanforderungen nicht möglich ist, verzichtet uns Institut auf eine Akkreditierung. Die Einhaltung unseres Verfahrens zur Auditierung und Zertifizierung als auch Überprüfung der Qualifikations­anforderungen des Prüfungs­personals werden durch unsere Zertifizierungsstelle regelmäßig überprüft und sichergestellt.

Unparteilichkeitserklärung:

• Die standardISO Zertifizierungsstelle verpflichtet sich zur Unparteilichkeit bei allen Prüfungen und Bewertungen zur Zertifikatsvergabe. Aus diesem Grund achten wir stets darauf, dass bei Mandaten, die sowohl eine Beratung als auch eine Zertifizierung durch unser Institut in Anspruch nehmen, eine strikte personelle Trennung dieser Themenbereiche gewährleistet ist. Das heißt konkret, dass die Beratung und die darauffolgende Auditierung immer von unterschiedlichen Mitarbeitern durchgeführt werden. Im Rahmen von regelmäßig durchgeführten Risiko­analysen werden relevante Interessenkonflikte rechtzeitig identifiziert und bei Bedarf Vorbeugungs­maßnahmen getroffen. 

Eine Zertifizierungsstelle ist akkreditiert, wenn eine Akkreditierungsstelle (in Deutschland: Die Deutsche Akkreditierungsstelle GmbH (DAkkS)) formell bestätigt, dass die Zertifizierungsstelle die in der z. B. Normen DIN EN ISO/IEC 17021, DIN EN ISO/IEC 17024 und DIN EN ISO/IEC 17065 aufgeführten Voraussetzungen zur Durchführung von Bewertungen von Managementsystemen erfüllt.

Aktuell ist die standardISO nicht akkreditiert. Wir bieten Ihnen neben der Beratungs- und Dokumentationsleistung aber auch eine nicht-akkreditierte Zertifizierung an und garantieren Ihnen, dass Sie mit unseren Unterlagen auch einen akkreditierten Zertifizierungsprozess bestehen. 

Vorteile Akkreditierung

• Internationale objektive Vergleichbarkeit 

Nachteile Akkreditierung

• Höhere Zertifizierungskosten 

• Höherer Aufwand 
• Akkreditierte Stelle führt keine Beratung durch

Es gibt verschiedene Arten von Audits, die je nach Zielsetzung und Anwendungsbereich unterschieden werden können. Hier sind einige gängige Auditarten:

1. Interne Audits:
   • Werden innerhalb des Unternehmens durchgeführt, um die Einhaltung von Standards, Richtlinien oder Verfahren zu überprüfen.
   • Ziel ist die kontinuierliche Verbesserung der internen Abläufe.
2. Externe Audits:
   • Werden von externen Partnern durchgeführt, wie zum Beispiel Zertifizierungsstellen oder Kunden.
   • Überprüfen die Einhaltung von externen Standards oder Normen.
3. Zertifizierungsaudits:
   • Werden von unabhängigen Zertifizierungsstellen durchgeführt, um die Konformität eines Unternehmens mit bestimmten Standards (z.B. ISO-Normen) zu bestätigen.
4. Compliance-Audits:
   • Überprüfen die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften, Branchenstandards oder unternehmensinternen Richtlinien.
5. Finanzprüfungen:
   • Konzentrieren sich auf die finanzielle Integrität eines Unternehmens, um die Richtigkeit der Finanzberichte sicherzustellen.
6. Umweltaudits:
   • Überprüfen die Einhaltung von Umweltstandards und -richtlinien, um sicherzustellen, dass ein Unternehmen umweltfreundliche Praktiken umsetzt.
7. Energieaudits:
   • Fokussieren sich auf den Energieverbrauch und die Effizienz, um Verbesserungsmöglichkeiten aufzudecken.
8. Lieferantenaudits:
   • Werden durchgeführt, um sicherzustellen, dass Lieferanten die erforderlichen Standards und Qualitätsanforderungen erfüllen.
9. Prozessaudits:
   • Konzentrieren sich auf spezifische Geschäftsprozesse, um deren Effizienz und Wirksamkeit zu bewerten.
10. IT-Audits:Überprüfen die Informationstechnologie-Infrastruktur und -Prozesse, um Sicherheit und Compliance sicherzustellen

11. Produktaudits:

• Fokussieren sich auf die Qualitätsprüfung von Produkten, um sicherzustellen, dass sie den festgelegten Standards und Spezifikationen entsprechen. 

Ja, es gibt verschiedene Studien und Forschungsarbeiten, die die Auswirkungen von Zertifizierungen auf Unternehmen untersuchen. Diese Studien konzentrieren sich oft auf verschiedene Aspekte wie Qualitätsmanagement, Umweltmanagement, Informationssicherheitsmanagement und andere Normen. Hier sind einige Beispiele:

1. Qualitätsmanagement (ISO 9001):
   • Eine Studie von Corbett et al. (2005) untersuchte die Auswirkungen der ISO 9001-Zertifizierung auf die finanzielle Leistung von Unternehmen. Sie fanden heraus, dass zertifizierte Unternehmen im Vergleich zu nicht-zertifizierten Unternehmen tendenziell bessere finanzielle Ergebnisse erzielten.

1. Umweltmanagement (ISO 14001):
   • Eine Untersuchung von Delmas und Montes-Sancho (2011) analysierte die Auswirkungen der ISO 14001-Zertifizierung auf Umweltpraktiken und -leistung von Unternehmen. Die Ergebnisse deuten darauf hin, dass die Zertifizierung positive Auswirkungen auf das Umweltverhalten hat. 

1. Informationssicherheitsmanagement (ISO 27001):
   • Es gibt verschiedene Studien, die die Auswirkungen von ISO 27001-Zertifizierungen auf die Informationssicherheitsleistung von Unternehmen analysieren. Einige Untersuchungen konzentrieren sich auf den Zusammenhang zwischen Zertifizierung und Verringerung von Sicherheitsvorfällen.

1. Energiemanagement (ISO 50001):
   • Forschungsarbeiten haben auch die Auswirkungen von ISO 50001-Zertifizierungen auf den Energieverbrauch und die Energieeffizienz von Organisationen untersucht.

Die Ergebnisse solcher Studien können je nach Branche, Region und anderen Faktoren variieren. Es ist wichtig zu beachten, dass Zertifizierungen nicht nur finanzielle Auswirkungen haben können, sondern auch die operativen Prozesse, die Reputation und das Vertrauen der Stakeholder beeinflussen können. Es lohnt sich, spezifische Studien zu den jeweiligen Normen und den spezifischen Branchen oder Sektoren zu suchen, die dich interessieren.

Hier sind kompakte Zahlen, Daten und Fakten zu einigen ISO-Zertifizierungen:

1. ISO 9001 (Qualitätsmanagement):
   • Über eine Million Organisationen in über 170 Ländern sind nach ISO 9001 zertifiziert.
2. ISO 14001 (Umweltmanagement):
   • Mehr als 300.000 Organisationen in über 170 Ländern haben eine ISO 14001-Zertifizierung.
3. ISO 27001 (Informationssicherheitsmanagement):
   • Weltweit nutzen etwa 27% der Organisationen ISO 27001 für das Informationssicherheitsmanagement.
4. ISO 50001 (Energiemanagement):
   • Ungefähr 12.000 Organisationen weltweit sind nach ISO 50001 zertifiziert.

Diese Zahlen geben einen schnellen Überblick über die Verbreitung der jeweiligen Zertifizierungen. Für detailliertere Informationen zu den Auswirkungen ist es ratsam, spezifische Forschungsarbeiten und Studien zu den einzelnen Normen zu konsultieren.